メモに関するメモ

 新入社員配属の季節だったりします。

 某所でこんなアンケートを見かけました。
職場の新人が、仕事を教わる時ボイスレコーダーで録音してもいいか、と聞いたら
[1]いいよ
[2]やだ
[3]筆談する
「ボイスレコーダーで録音してもいいですか?」
とだけ聞かれたら、(意図が十分わからないまま)うっかり、
「どぞ?」
と答えてしまいそうな気もするんですが。いまややこしい質問をされて答えるときは、自分(答える側)がメモをとることが多いので、「[3]筆談する 」に投票。



 いま、自分の仕事でかなりの時間を、「ソフトの使い方を教える」ことにとられています。私が構築にかかわりあったデータベースソフトと、それに関連する、ちょっとディープなエクセルの使い方。(マクロを使うとかそういうの)
 ねんがら年中ヒトが聞きにきます。(新人さんとは限らない……) 操作を1度みせただけで覚える人も、いないとは言いませんが、絶対に「全員」は覚えませんw

 で。メモが必須にはなるのですが。
 教わる(質問する)側と教える(答える)側、どちらがメモをとるのが効率的か?95%の確率で「教える(答える)側」だと思っています。……残りの5%は、「聞きながら書くことで記憶する」という回路をもった人がマレにいるため。ただし5%という数字はてけとーですw
  今の仕事になってからは、リングメモを机の上の、すぐ手の届く場所に立ててあります。以前は、印刷ミスの紙をA7サイズに切って常備していたのですが、やはり罫線がないとキレイに書けないのでやめました。エコロジー協力といったって、背に腹はかえられません。
 筆記用具は、黒か紺の水性ボールペン。後で聞いた側が書き加えできるよう、やや行間をあけて箇条書きにします。説明が済んだら、破きとって渡します。

■「教える(答える)側」の5つのメリット

◆聞く&見るのに専念してもらえる

 私は知っていることを話すのですから、話すのに専念しなくても、メモとりながらでも話せます。相手は知らないことを聞くのですから、聞くことに専念してもらったほうが、効果的なように思います。とくに、PCの操作説明の場合、PC画面と手元のメモの間を視線が行き来すると、「目が迷子」になる確率は格段に上がりますw。
 雰囲気で「そのメモもらえるのかな?」と思っている気配がしたら、「これあげるからねー」と声をかけてから始めることもあります。

◆話す速度がゆっくりになる

 これは私のクセなんですけど。気をつけても気をつけても、話すのが速くなります。自分でメモをとっていると、その分、ゆっくりになります。
 マウス操作とメモとりを同時にするのが難しい場合は、マウス操作は聞き手にやってもらいます。
「画面の左上の[ファイル]クリックしてー、××メニュー開けてねー」という感じ。
 これだと、相手がメニューを探している時間に、私はメモを書くことができます。

◆大事なところを強調できる

 自分で話しているなかで、大事なところをメモにとりますので、「大事なところほど、ゆっくり話す」ようになります。聞くほうも、私がメモをしながら話していると、「ここが大事らしい」という想像をしながら聞いてもらえているようです。ここでミスすると大変、なんていうときは、赤ペンでぐりぐりマークをつけておきます。

◆マニュアル化項目を選別しやすい

 相手からの質問や反応で、「これは他の人にも書き残しておいたほうがいい」と思う「大事なこと」があったら、自分の手元に残すメモをもう1枚書いておきます。
これは「何を残すか」という項目だけでいいみたいです。本人が自分の席へ帰ったあとで、PCに打ち込んでマニュアル化します。あげちゃうほうのメモに「書いたばかり」のことは(渡してしまっても)意外に覚えています。

◆並べ替えて整理することができる

 A7の小さなメモを愛用しているのは、話のネタによっては、メモ紙を複数枚数使って、順番を並び替えて説明ができるからです。マグネットボードにぺたぺた貼って、間を線で結んだり、A3の大きな紙にセロテープで貼ってコピーをとったり、意外にいろいろ使えます。

[別件]事前にメモをつくることもあります

 聴覚障害の方の質問のときのみ、「教えながら」ではなく「教える前」にメモを用意します。ノートパソコンの脇にメモを貼り、口で言うかわりにメモをさしながら操作を進めます。事前にメモをつくっておくと、効率的に進められる実感はありますが、「ヒト手間かかる」感じはします。
 でも、こないだ、その方のノートに、私が書いたメモがそのまま貼りつけてあるのがちらっと見えて、ちょっとうれしかったです(笑

■上司たちのスタイル

 上の質問があったブログの方は、「教わる(質問する)側メモ」が多い職場にいらしたらしいのですが。職場にもよるし、人にもよるんじゃないかな、と思いました。
 うちの職場では、「教える(答える)側メモ」(上司の側がメモ)は、そんなに珍しくはないです。
 最初の上司も、「上司の側がメモ」でした。やや薄めのエンピツ書きで、ときどき解読に苦労しましたw 紙はA7くらい。そういえば、小さな紙を並べかえて整理する手法?はこの人に教えてもらいました。
 次の上司は、黒いインクのペンで、紙がちょっと大きかった記憶があります。A5くらい。きれいじゃないんですが味わい深い筆跡の持ち主で、話しながら「メモ」じゃなくて、そのまま書類に使えそうな「文章」を書く人でした(覚えてるもんですね!)。考えてみると、私が黒ペン使うのは、この人の影響が残っているのかも。
 その後、何人か、「部下側メモ」の上司が続きましたが。
 今の上司は「上司側メモ」です。ごく簡単なメモをPCで打ってプリントアウトしたものを作ってから、事務室脇のミーティングテーブルに呼ばれます。メモを赤ボールペンでつっつきながら指示出しをし、ときどき赤色で加筆するのが彼のスタイルです。私がメモに「間をあける」のは今の上司の影響かも。終わったあと、メモはそのままくれることと、コピーをとって、といわれることがあります。コピーしたときは、原本は上司に返します。紙はA4です。
 こうして書いてみると意外にいろんなスタイルがあります。で、私もいろんな人から影響うけてます。


■ボイスレコーダー

 うちの職場で、ボイスレコーダーが活躍するチャンスが全くないかというと、そんなこともないです。
 年に2回の某重要会議の日、それから外部カウンセラーの入る日はボイスレコーダーで長時間録音、その後、何日かかけて「テープ起こし」ならぬ「ボイスレコーダー起こし」をやって、かなりの枚数の議事録を作成します。
 つまりわりと「ハレの日用」ですね。ただ、ボイスレコーダーの宣伝とかを見てると「商談用に」と書いてあったりしますのでもっと「かじゅある」に使っている会社や部署もあるんだろうと思います。


■ボイスマニュアル

 ちょっとネタがずれてきていますが、ついでなので、ちまっと報告。
 ここのお客様のごくごく一部の方がご存知の、上記データーベース「操作法のボイスマニュアル」の件は、頓挫したままです。(あのときは御世話になったのに、すみません。)
 どこまでやったかというと、とりあえず、データベースを自分で操作しながら説明をして録音、というのを何度かやりました。最初に録音したものは、まったく使い物になりませんでしたがw、何度か練習するうちに、なんとかそれっぽい感じになってきました。で、自分的には「これならいけるかな」と思ったバージョンの、沈黙部分をカットし、「データベースの操作をしながら、追いつけなくなったらMP3再生を止める」という使い方のできるものをめざしました。。。。が。
「1つの画面で、データベースとMP3のプレイヤーを同時に表示させておく“習慣がない”」
(ソフトウェアを使うときは画面最大サイズの人も多いようです)
「職場でボイスマニュアルを聞きながら操作が難しい」
(イヤホンを配布するのか、とか、周囲がうるさいのに、とか)
という反対意見にあって、テストランにも至りませんでしたw
 そのうち、需要がでてきたら復活するかもしれません。

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by as-o2 | 2009-05-02 17:01 | 日記のようなもの。 | Comments(0)